Wie die Valcke Group ihre Logistik met Business Central, Sendcloud und Tasklet modernisiert hat

Die Valcke Group, tätig sowohl im Bereich Bowlinganlagen als auch in professionellen Fitnessumgebungen, liefert täglich Materialien und Ausrüstung an Kunden in Belgien, den Niederlanden, Luxemburg, Frankreich, Deutschland, der Schweiz, Italien und Osteuropa. Neben großen Installationsprojekten besteht ein wesentlicher Teil ihrer Aktivitäten in der Lieferung von „Kleinteilen“ wie Bowlingkugeln, Pins, Schuhen, Wartungsprodukten und Fitnesskomponenten.

Mit steigenden Auftragsvolumen und zunehmender Komplexität der Lagerprozesse erkannte die Valcke Group, dass ihre bestehenden Logistikprozesse — basierend auf Papier, manueller Erfassung und separaten Carrier-Portalen — an ihre Grenzen gestoßen waren.

Sie migrierten von Dynamics NAV zu Business Central und entschieden sich für die integrierte Sendcloud + Tasklet Mobile WMS-Lösung von NVision.

Über viele Jahre arbeitete die Valcke Group mit Dynamics NAV und vollständig manuellen Prozessen:

• Bestellungen drucken
• Picklisten drucken
• Seriennummern manuell notieren
• Zu einem festen Arbeitsplatz gehen
• Das UPS-Portal öffnen und Versanddaten erneut eingeben
• Versandlabels als PDFs herunterladen
• Labels und Dokumente manuell drucken
• Ein Backoffice-Mitarbeiter, der alle Daten erneut in NAV erfasst

Obwohl dieser Ansatz funktionierte, war er nicht skalierbar, umfasste viele doppelte manuelle Schritte und brachte ein klares Fehlerrisiko mit sich — insbesondere im Fitnessbereich — in dem Seriennummern erforderlich sind.

Mit dem Umstieg auf Business Central setzte sich die Organisation folgende Ziele:

• Integration mit UPS
  Ohne manuelle Schritte für Lagerarbeiter.
• Automatische Berechnung der Transportkosten in Verkaufsbelegen
  Eliminierung des Bedarfs an Korrekturen im Backoffice.
• Eine Lösung, die schnell implementiert werden kann
  Um einen reibungslosen Go-live innerhalb des geplanten Zeitrahmens der Business Central-Migration sicherzustellen.
• Eine Lösung, die mit Handscannern funktioniert
  Damit Lagerarbeiter Seriennummern direkt an der Quelle erfassen können.

Intercompany-Dropshipping

Eines der wichtigsten Ergebnisse der Implementierung ist das vollständig automatisierte Intercompany-Dropshipping-Setup bei der Valcke Group. Für dieses Szenario implementierte ihr Business Central-Partner Cegeka die komplette IT-Integration, um einen nahtlosen Intercompany-Prozess zwischen Valcke Group France, Valcke Group Germany und Valcke Group Belgium – HQ sicherzustellen. Dank dieses Setups kann die Organisation komplexe unternehmensübergreifende Logistik ohne zusätzlichen operativen oder administrativen Aufwand steuern.

Wenn ein Endkunde in Frankreich oder Deutschland eine Bestellung über den Onlineshop aufgibt, wird automatisch ein Verkaufsauftrag in der jeweiligen Landesgesellschaft erstellt. Dieser Auftrag erzeugt anschließend eine Intercompany-Bestellung an den Hauptsitz und das zentrale Distributionszentrum in Wevelgem, von wo aus die Waren direkt an den Endkunden versendet werden. Tracking-Informationen und Lieferstatus werden unmittelbar an die lokale Gesellschaft zurückgespielt.

Durch den Einsatz von Tasklet Pack & Ship und die Integration mit Sendcloud sind die Auswahl des Carriers, der Druck von Versandlabels sowie die Benachrichtigung des Carriers vollständig automatisiert. Der Endkunde erhält sofort eine personalisierte E-Mail mit Tracking-Informationen über die Sendcloud-Plattform.

Auch die administrative Abwicklung ist vollständig automatisiert. Versandkosten werden automatisch im ERP erfasst und dem Intercompany-Verkaufsauftrag hinzugefügt. Sobald die Sendung versendet wurde, wird die Intercompany-Transaktion automatisch in Frankreich oder Deutschland gebucht, und der Endkunde wird anschließend von der lokalen Gesellschaft ohne manuelles Eingreifen fakturiert.

Mit diesem integrierten Setup verarbeitet die Valcke Group große Onlineshop-Volumina für Kunden in ganz Europa aus einem zentralen Lager. Laut Cegeka stellt dies einen erheblichen Vorteil für international tätige Organisationen mit zentralisierter Logistik und dezentralen Vertriebsstrukturen dar.

Partner perspective: fast activation during a major restructuring

During the restructuring of Valcke Group — transitioning from three to seven companies and fully separating the bowling and fitness divisions into distinct legal entities — Cegeka expected that activating the Sendcloud/Tasklet component would require significant effort.

In practice, it proved far simpler than anticipated. What had initially been estimated at half a day to a full day of work ultimately took approximately fifteen minutes in total. According to Cegeka, the solution worked immediately and remained stable. This confirms that the setup is not only straightforward but also technically robust. Even within a complex multi-company landscape operating under a tight deadline.

Partnerperspektive: schnelle Aktivierung während einer umfassenden Umstrukturierung

Während der Umstrukturierung der Valcke Group — beim Übergang von drei auf sieben Gesellschaften und der vollständigen Trennung der Bowling- und Fitnessbereiche in eigenständige rechtliche Einheiten — ging Cegeka davon aus, dass die Aktivierung der Sendcloud-/Tasklet-Komponente mit erheblichem Aufwand verbunden sein würde.

In der Praxis erwies sich dies als deutlich einfacher als erwartet. Was ursprünglich auf einen halben bis ganzen Arbeitstag geschätzt wurde, dauerte letztlich insgesamt etwa fünfzehn Minuten. Laut Cegeka funktionierte die Lösung sofort und blieb stabil. Dies bestätigt, dass das Setup nicht nur einfach umzusetzen ist, sondern auch technisch robust. Selbst in einer komplexen Multi-Company-Landschaft unter hohem Zeitdruck.

Handscanner im Lager

Im Lager werden nun sieben Handscanner eingesetzt: vier für Bowling, zwei für Fitness und ein Testgerät. Lagerarbeiter kommissionieren, scannen und versenden direkt über Tasklet, wodurch ein durchgängiger Pick–Pack–Ship-Workflow ermöglicht wird, ohne zu einem festen Arbeitsplatz zurückkehren zu müssen.

Automatische Label-Erstellung und Cloud-Printing

Versandlabels werden automatisch in Business Central erstellt und über fortschrittliches Cloud-Printing mit PrintNode direkt an die richtige Packstation gesendet.

• Kein Öffnen von PDF-Dateien mehr
• Keine manuellen Druckschritte
• Kein Zugriff auf Carrier-Portale erforderlich

Skalierung ohne zusätzliches Backoffice-Personal

Eine der wirkungsvollsten Verbesserungen zeigte sich in der administrativen Effizienz. Lager- und Versandbuchungen werden nun direkt an der Quelle erfasst, wodurch manuelle Backoffice-Arbeit entfällt.

"Unser Backoffice-Mitarbeiter arbeitet immer noch allein, obwohl sich unser Umsatz in den letzten zwei Jahren verdoppelt hat. In der alten Situation hätten wir eine zusätzliche administrative Kraft einstellen müssen.“

Dank des integrierten Setups in Business Central konnte die Valcke Group ihre Prozesse skalieren, ohne die Anzahl der administrativen Mitarbeiter zu erhöhen.

Auswirkungen im Lager

Mit dem neuen Setup wurde die operative Verantwortung näher an die Ausführung verlagert: Lageraktivitäten werden nun direkt im Prozess erfasst und nicht erst im Nachhinein vom Backoffice. Das passt besser zu den täglichen Abläufen und führt zu einem genaueren und zuverlässigeren Lagerworkflow.

Fitness: große Vorteile durch das Scannen von Seriennummern
Im Fitnessbereich bringt das Scannen von Seriennummern sofortige und erhebliche Vorteile. Die manuelle Übertragung entfällt, wodurch das Fehlerrisiko reduziert und der administrative Aufwand deutlich verringert wird.

Bowling: starke Grundlage mit Potenzial für weitere Optimierung
Im Bowlingbereich ist nun eine solide technische Grundlage vorhanden, um weitere Effizienzgewinne zu realisieren. Thibaut Verbanck weist darauf hin, dass zusätzliche Verbesserungen vor allem durch die Optimierung interner Prozesse erzielt werden und weniger durch Anpassungen der eingesetzten Tools.

"Das Potenzial ist vorhanden. Durch die weitere Optimierung unserer internen Prozesse erwarten wir, noch mehr Wert aus dem aktuellen Setup zu ziehen.“