Hoe Valcke Group hun logistiek moderniseerde met Business Central, Sendcloud & Tasklet

Valcke Group, actief in zowel bowlinginstallaties als professionele fitnessomgevingen, levert dagelijks materialen en apparatuur aan klanten in België, Nederland, Luxemburg, Frankrijk, Duitsland, Zwitserland, Italië en Oost-Europa. Naast grote installatieprojecten bestaat een belangrijk deel van hun activiteiten uit het leveren van "small goods", zoals bowlingballen, kegels, schoenen, onderhoudsproducten en fitnessonderdelen.

Naarmate het ordervolume toenam en de magazijnprocessen complexer werden, realiseerde Valcke Group zich dat hun bestaande logistieke processen — gebaseerd op papier, handmatige registratie en losse vervoerdersportalen — hun grenzen hadden bereikt.

Ze migreerden van Dynamics NAV naar Business Central en kozen voor de geïntegreerde Sendcloud + Tasklet Mobile WMS-oplossing van NVision.

Jarenlang werkte Valcke Group met Dynamics NAV en volledig handmatige processen:

• Orders printen
• Picklijsten printen
• Serienummers handmatig noteren
• Naar een vaste werkplek lopen
• Het UPS-portaal openen en verzendgegevens opnieuw invoeren
• Verzendlabels downloaden als PDF
• Labels en documenten handmatig printen
• Backoffice-medewerker die alle gegevens opnieuw invoert in NAV

Hoewel deze werkwijze functioneerde, was het niet schaalbaar, bevatte het veel dubbele en handmatige stappen en bracht het een duidelijk risico op fouten met zich mee — met name binnen de fitnessdivisie — waar met serienummers wordt gewerkt.

Met de overstap naar Business Central stelde de organisatie zichzelf de volgende doelen:

• Integratie met UPS
  Zonder handmatige handelingen voor magazijnmedewerkers.
• Automatische berekening van transportkosten op verkoopdocumenten
  Zodat correcties door de backoffice overbodig worden.
• Een oplossing die snel geïmplementeerd kon worden
  Om een soepele livegang te garanderen binnen de geplande migratietijdlijn van Business Central.
• Een oplossing die werkt met handscanners
  Zodat magazijnmedewerkers serienummers direct bij de bron kunnen registreren.

Intercompany dropshipping

Een van de belangrijkste resultaten van de implementatie is de volledig geautomatiseerde intercompany dropshipping bij Valcke Group. Voor dit scenario zette hun Business Central-partner Cegeka de volledige IT-integratie op die nodig is om de intercompany flow tussen Valcke Group France, Valcke Group Deutschland en Valcke Group België - HQ naadloos te laten verlopen. Dankzij deze opzet kan de organisatie complexe cross-company logistiek afhandelen zonder extra operationele of administratieve lasten.

Wanneer een Franse of Duitse eindklant via de webshop een bestelling plaatst, wordt automatisch een verkooporder aangemaakt in het betreffende land. Deze order genereert vervolgens een intercompany bestelling naar het hoofdkantoor en centrale distributiecentrum in Wevelgem, van waaruit de goederen rechtstreeks naar de eindklant worden verzonden. Trackinginformatie en leverstatus worden direct teruggekoppeld naar de lokale entiteit.

Door de inzet van Tasklet Pack & Ship en de koppeling met Sendcloud worden de selectie van de vervoerder, het printen van verzendlabels en de notificatie van de carrier volledig geautomatiseerd. De eindklant ontvangt direct een gepersonaliseerde e-mail met trackingcode via het Sendcloud-platform.

Ook de administratieve verwerking verloopt volledig geautomatiseerd. Verzendkosten worden teruggekoppeld naar het ERP en toegevoegd aan de intercompany verkooporder. Zodra de levering is verzonden, wordt de intercompany verwerking automatisch geboekt in Frankrijk of Duitsland en wordt de eindklant vervolgens zonder handmatige handeling gefactureerd vanuit de lokale entiteit.

Door deze geïntegreerde opzet verwerkt Valcke Group grote webshopvolumes voor klanten in heel Europa vanuit één centraal magazijn. Volgens Cegeka is dit een belangrijke meerwaarde voor internationale organisaties met gecentraliseerde logistiek en decentrale verkoop.

Partnerperspectief: snelle activatie tijdens een grote herstructurering

Tijdens de herstructurering van Valcke Group — waarbij ze overgaan van drie naar zeven bedrijven en de takken bowling en fitness volledig van elkaar worden afgesplitst in aparte juridische entiteiten — verwachtte Cegeka dat het activeren van het Sendcloud/Tasklet-gedeelte aanzienlijk wat tijd zou vragen.

In de praktijk bleek dit veel eenvoudiger dan voorzien. Wat vooraf werd ingeschat als een halve tot een volledige dag werk, bleek in totaal ongeveer vijftien minuten te kosten. Volgens Cegeka werkte de oplossing meteen en bleef ze stabiel functioneren. Dit bevestigt dat de setup niet alleen eenvoudig is, maar ook technisch solide. Zelfs binnen een complex multi-company landschap met een strakke deadline.

Handscanners in het magazijn

In het magazijn wordt inmiddels gewerkt met zeven handscanners: vier voor bowling, twee voor fitness en één testunit. Magazijnmedewerkers picken, scannen en verzenden direct via Tasklet, wat een continue pick–pack–ship-workflow mogelijk maakt zonder terug te hoeven naar een vaste werkplek.

Automatische labelaanmaak en cloud printing

Verzendlabels worden automatisch gegenereerd in Business Central en via geavanceerd cloud printing met PrintNode rechtstreeks naar het juiste inpakstation gestuurd.

• Geen PDF-bestanden meer openen
• Geen handmatige printstappen
• Geen toegang tot vervoerdersportalen nodig

Schalen zonder extra backofficemedewerkers

Een van de meest impactvolle verbeteringen bleek de administratieve efficiëntie. Registraties in het magazijn en rondom verzending worden nu direct bij de bron vastgelegd, waardoor handmatig backofficewerk is verdwenen.

“Onze backofficemedewerker werkt nog steeds alleen, terwijl onze omzet de afgelopen twee jaar is verdubbeld. In de oude situatie hadden we een extra administratieve kracht nodig gehad.”

Dankzij de geïntegreerde opzet binnen Business Central kon Valcke Group opschalen zonder het administratieve personeelsbestand uit te breiden.

Impact in het magazijn

Met de nieuwe inrichting is de operationele verantwoordelijkheid dichter bij de uitvoering komen te liggen: magazijnactiviteiten worden nu direct tijdens het proces geregistreerd in plaats van achteraf door de backoffice. Dit sluit beter aan op de dagelijkse praktijk en zorgt voor een nauwkeuriger en betrouwbaarder magazijnproces.

Fitness: grote winst door serienummers te scannen
Binnen de fitnessdivisie levert het scannen van serienummers direct en significant voordeel op. Handmatig overschrijven is daarmee overbodig geworden, wat het risico op fouten verlaagt en de noodzaak voor administratieve opvolging sterk vermindert.

Bowling: sterke basis met ruimte voor verdere optimalisatie
Binnen de bowlingdivisie ligt inmiddels een solide technische basis om extra efficiëntiewinst te realiseren. Thibaut Verbanck geeft aan dat verdere verbeteringen vooral zullen komen uit het optimaliseren van interne processen en minder uit aanpassingen aan de tooling zelf.

“Het potentieel is er. Door onze interne processen verder te verfijnen, verwachten we nog meer waarde uit de huidige setup te halen.”